Klicken Sie im Menü auf "Gäste"-"Übersicht" und dann auf "Neuen Gast anlegen".
Es gibt nur wenige Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen. Das sind:
- Kartennummer
- Anrede
- Vorname
- Nachname
Alle anderen Felder sind optional. Der Gast kann auch Punkte sammeln, wenn Sie diese Informationen nicht eingeben.
Beachten Sie jedoch, dass ggf. zur Akzeptanz der AGB und Datenschutzbestimmungen (je nach Richtlinie in Ihrem Hotel) die Angabe einer Emailadresse verpflichtend ist.
Die Felder des Formulars "Gast anlegen" von oben nach unten:
AGB
Wenn der Gast die AGB und Datenschutzerklärung per Unterschrift bestätigt hat, dürfen Sie dieses Feld aktivieren. Sie sind in diesem Fall verpflichtet, die Erklärung des Gastes sorgfältig zu verwahren und bei Bedarf vorzuzeigen. Wir empfehlen daher, die Akzeptanz in Papierform nicht anzubieten und stattdessen die Gäste die AGB durch Angabe einer Emailadresse bestätigen zu lassen. Gäste erhalten nach Angabe der Emailadresse eine Begrüßungsemail mit einem Link zur Bestätigung der AGB.
Nach Akzeptanz der AGB durch den Gast können Sie Reservierungen erfassen.
Kartennummer
Die Kartennummer ist 9-stellig. Die ersten vier Ziffern sind in Ihrem Hotel immer gleich und können nicht verändert werden. Nehmen Sie eine neue Treuekarte aus Ihrem Bestand und geben Sie die letzten fünf Ziffern der Kartennummer ein.
Sie können die Kartennummer bei Bedarf nachträglich ändern, falls der Gast z.B. seine Karte verloren hat. Das Gastprofil wird dann auf die neue Kartennummer übertragen.
Anrede
Wählen Sie hier aus, wie der Gast angesprochen werden soll. Beachten Sie bitte die Reihenfolge der Anreden "Herr und Frau" und "Frau und Herr" beim Ausfüllen der Felder "Vorname", "Nachname", "2. Vorname" und "2. Nachname".
Punkte-Übertrag
Sollten Sie in Ihrem Hotel vor der Einführung von Smart Guest ein anderes Treuekartensystem genutzt haben, können Sie hier den Punkte-Übertrag eintragen.
Titel, Vorname, Nachname
Tragen Sie hier Titel, Vorname und Nachname des Gastes/ der Gäste ein. Wenn Sie eine Partnerkarte für zwei Personen ausgeben, tragen Sie bitte beide Namen vollständig ein. Wichtig: Es muss auch der 2. Nachname eingegeben werden, auch wenn er mit dem ersten übereinstimmt!
Nachdem Sie eine E-Mail-Adresse eingegeben haben, erhält der Gast eine Begrüßungsemail mit einem Link zum Vergeben eines eigenen Passworts und ggf. zur Akzeptanz der AGB. Gäste können sich jederzeit vom E-Mail-Dienst abmelden und erhalten dann keine E-Mails mehr. Über das Gäste-Frontend können die Gäste den E-Mail-Dienst wieder aktivieren.
Geburtsdatum
Gäste erhalten (sofern diese Funktion in Ihrem Hotel aktiviert ist) eine Geburtstags-E-Mail und ggf. eine Punkte-Gutschrift. Bei einer Partner-Karte wird dabei immer nur das Geburtstagskind angesprochen.
Straße, PLZ, Ort
Falls Sie in Ihrem Hotel mit pdf-Dokumenten, z.B. einem Anreisebrief, arbeiten, tragen Sie die Adressdaten des Gastes ein. Diese werden dann im Adressfeld auf dem erzeugten pdf ausgegeben.
Interner Vermerk
Dieses Feld ist für interne Notizen gedacht. Es ist nicht für den Gast sichtbar.
Speichern
Nach einem Klick auf Speichern wird das neu angelegte Gastprofil aktiviert und ggf. die Begrüßungs-E-Mail verschickt.
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